Algemene voorwaarden opstellen: Voorkom deze 5 fouten

Waarom algemene voorwaarden essentieel zijn voor uw bedrijf

Algemene voorwaarden, vaak de 'kleine lettertjes' genoemd, vormen het juridische fundament van uw onderneming. Ze bieden niet alleen duidelijkheid en zekerheid in de relatie met uw klanten, maar beschermen uw bedrijf ook tegen potentiële risico's en geschillen. Goed opgestelde algemene voorwaarden kunnen het verschil betekenen tussen een succesvolle transactie en een kostbaar juridisch conflict. Ze minimaliseren onduidelijkheden over betalingen, leveringen, aansprakelijkheid en intellectueel eigendom, waardoor u zich kunt concentreren op wat echt belangrijk is: ondernemen.

Fout 1: Geen duidelijke betalingsvoorwaarden

Een van de meest voorkomende en kostbare fouten is het ontbreken van heldere betalingsvoorwaarden. Zonder duidelijke afspraken over de betalingstermijn, de wijze van betaling en de gevolgen van wanbetaling, stelt u zich kwetsbaar op voor liquiditeitsproblemen. Levert u aan bedrijven (B2B) en overheden? Dan moet u zich houden aan de maximale betalingstermijnen die u kunt opnemen in uw algemene voorwaarden. Voor consumenten mag u de betalingstermijn zelf bepalen.

Sinds 1 februari 2022 is de maximale betalingstermijn voor B2B-transacties wettelijk vastgelegd op 60 dagen. Het is cruciaal om niet alleen een betalingstermijn vast te leggen, maar ook de consequenties van te laat betalen, zoals de verschuldigdheid van wettelijke (handels)rente en incassokosten.

Fout 2: Ontbrekende aansprakelijkheidsbeperking

Geen enkele ondernemer is immuun voor fouten. Een ontbrekende of onjuist geformuleerde aansprakelijkheidsbeperking (exoneratiebeding) kan uw bedrijf blootstellen aan onbeperkte schadeclaims. Het is essentieel om uw aansprakelijkheid te beperken tot een redelijk en verzekerbaar bedrag. Het is belangrijk om te weten dat er een verschil is tussen B2B- en B2C-transacties. In B2B-relaties heerst contractsvrijheid, wat meer ruimte biedt voor aansprakelijkheidsbeperkingen. Bij consumenten (B2C) wordt een volledige uitsluiting van aansprakelijkheid echter als onredelijk bezwarend gezien en kan deze worden vernietigd .

Fout 3: Geen eigendomsvoorbehoud opnemen

Levert u goederen op rekening? Dan is een eigendomsvoorbehoud onmisbaar. Met een eigendomsvoorbehoud blijft u juridisch eigenaar van de geleverde goederen totdat de klant de volledige koopsom heeft voldaan. Mocht de klant failliet gaan voordat hij heeft betaald, dan kunt u met een beroep op het eigendomsvoorbehoud uw goederen terughalen. Zonder dit beding vallen de goederen in de failliete boedel en staat u als schuldeiser achteraan in de rij.

Fout 4: Onduidelijke leveringsvoorwaarden

Onduidelijkheid over leveringsvoorwaarden leidt vaak tot discussies. Wie draagt het risico van transport? Wat is de exacte levertijd? Wat gebeurt er bij overmacht? Heldere afspraken over de wijze van levering, de levertijd en de risico-overgang zijn cruciaal om misverstanden te voorkomen. Definieer ook duidelijk wat onder overmacht wordt verstaan en wat de gevolgen zijn voor de overeenkomst, zoals opschorting of ontbinding.

Fout 5: Vergeten om intellectueel eigendom te beschermen

Creëert u in uw werk intellectueel eigendom, zoals software, ontwerpen, teksten of adviezen? Dan is het van groot belang om dit te beschermen in uw algemene voorwaarden. Leg expliciet vast dat alle intellectuele eigendomsrechten bij u blijven en dat de klant slechts een gebruiksrecht verkrijgt. Zonder duidelijke afspraken hierover kunnen er geschillen ontstaan over wie de eigenaar is van de creaties en hoe deze gebruikt mogen worden. Veel geschillen over auteursrechten komen voort uit onduidelijkheid over eigendomsrechten.

Hoe zorgt u dat uw algemene voorwaarden juridisch bindend zijn?

Het opstellen van algemene voorwaarden is één ding, maar ze moeten ook juridisch bindend zijn. Hiervoor moet u voldoen aan de terhandstelling van de algemene voorwaarden. Dit betekent dat u uw klant een redelijke mogelijkheid moet bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen, en wel vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Dit kan door de voorwaarden fysiek ter hand te stellen, of, als de overeenkomst elektronisch tot stand komt ze als PDF-bestand te voegen bij uw (offerte)email. Een simpele verwijzing naar uw website is vaak niet voldoende.

Template vs. maatwerk: wat is de beste keuze?

Het internet staat vol met gratis templates voor algemene voorwaarden. Hoewel dit een verleidelijke en goedkope optie lijkt, kleven er aanzienlijke risico's aan. Een template is per definitie generiek en niet toegespitst op uw specifieke bedrijfsvoering, branche en risico's. Dit kan leiden tot schijnzekerheid, waarbij u denkt goed beschermd te zijn, terwijl de voorwaarden in de praktijk onvolledig of zelfs ongeldig (nietig of vernietigbaar) zijn. Maatwerk, opgesteld door een gespecialiseerde advocaat, garandeert dat uw algemene voorwaarden volledig zijn afgestemd op uw unieke situatie. Daarmee bereikt u maximale juridische bescherming.

Checklist: 10 punten die in elke algemene voorwaarden moeten staan

1. Definities: een uitleg van alle definities die in de algemene voorwaarden gebruikt worden.

2. Aanbod en overeenkomst: Hoe een overeenkomst tot stand komt.

3. Prijzen en betaling: Betalingstermijn, tarieven en gevolgen van wanbetaling.

4. Levering: Levertijden, wijze van levering en risico-overgang.

5. Eigendomsvoorbehoud: Behoud van eigendom tot volledige betaling.

6. Aansprakelijkheid: Beperking van aansprakelijkheid.

7. Overmacht: Definitie en gevolgen van overmacht.

8. Intellectueel eigendom: Bescherming van uw creaties.

9. Ontbinding: Onder welke voorwaarden mag de overeenkomst worden ontbonden?

10. Toepasselijk recht en geschillen: Welk recht van toepassing is en welke rechter bevoegd is.

Vervolgstappen

Wilt u zeker weten dat uw algemene voorwaarden juridisch waterdicht zijn? Voorkom kostbare fouten en laat uw voorwaarden controleren of op maat opstellen door een van onze gespecialiseerde advocaten. Wij denken graag met u mee en zorgen ervoor dat uw onderneming optimaal beschermd is. Heeft u vragen of juridische bijstand nodig? Neemt u dan gerust contact met ons op door te bellen (038-4556055) of via onderstaand contactformulier.